Samo zorganizowanie konferencji to jeszcze nie wszystko. Często po takich wydarzeniach organizowane są imprezy, bankiety, w czasie których goście konferencji mogą się zintegrować. Poza tym uczestnicy konferencji mogą liczyć na różne atrakcje. Jeśli chodzi o konferencje biznesowe, mają one zazwyczaj wysoki poziom.
Projektory multimedialne i ekrany plazmowe na konferencjach
I chodzi tu nie tylko o catering, przerwy na kawę, ale również targi organizowane w trakcie konferencji, gadżety konferencyjne, materiały, nowoczesny sprzęt multimedialny. Obecnie konferencje przeprowadzane są przede wszystkim z zastosowaniem projektorów multimedialnych. Na projektorach wyświetlana jest prezentacja na dany temat. Konferencja trwa zazwyczaj co najmniej 1 dzień. Uczestnicy otrzymują zwykle certyfikat uczestnictwa w konferencji. Projektor multimedialny powinien być duży i umieszczony w takim miejscu, by każdy uczestnik mógł wszystko zobaczyć. Taka obsługa konferencji biznesowych w Krakowie to podstawa. Czasami zdarza się, że sala konferencyjna jest tak duża, że jeden projektor multimedialny to zdecydowanie za mało. Wtedy zarówno po prawej jak i lewej stronie sali konferencyjnej umieszcza się projektor. Na konferencjach pojawiają się również ekrany plazmowe, LCD oraz LED. Duże znaczenie ma także nagłośnienie konferencji. Tu korzysta się z mikrofonów pojemnościowych, ale również z mikrofonów montowanych za uchem prowadzącego.
W przypadku korzystania z usług tłumacza, trzeba zapewnić uczestnikom konferencji urządzenia ze słuchawkami (z przełączaniem na różne kanały). Ważne jest także oświetlenie sali konferencyjnej – nie może w niej być ani za ciemno, aby zbyt jasno (wtedy nie widać informacji wyświetlanych na projektorze). Większość firmy organizujących konferencje zajmuje się również wypożyczaniem niezbędnego sprzętu.