Dotychczas nie mieliśmy problemów ze składowaniem dokumentacji archiwalnej, gdyż większość prowadzonych przez nas spraw była dość standardowa. Jednak od czasu przejęcia wielu spraw o podwyższonym poziomie bezpieczeństwa i dużej ilości materiałów niejawnych, byliśmy zobowiązani do przechowywania dokumentacji w odpowiednio zabezpieczonym miejscu.
Szafa pancerna z certyfikatem bezpieczeństwa
Pozwolenie na prowadzenie spraw niejawnych wymagało użycia szaf pancernych do przechowywania dokumentacji, a każda taka szafa musiała spełniać wiele wymogów ustawowych, oraz posiadać certyfikat bezpieczeństwa i atest. Dlatego też do powiększenia archiwum nie wystarczyły zwykłe szafy, jakie do tej pory wykorzystywaliśmy. Na szczęście, jedna certyfikowana szafa pancerna w zupełności wystarczała na nasze potrzeby, gdyż zazwyczaj tego rodzaju szafy miały mnóstwo miejsca wewnątrz, a koniec końców, miały być w niej składowane wyłącznie dokumenty niejawne. Montaż takiej szafy odbywał się podobnie do montażu sejfu i wymagał przytwierdzenia szafy do podłogi lub ściany nośnej. Po wstępnej instalacji, szafa musiała pozostać na miejscu instalacji, gdyż w przypadku jej poruszenia, atest tracił ważność. Jednak samo przeniesienie szafy nie było prostą sprawą, gdyż jej dość pokaźna waga utrudniała jej przemieszczanie, a otwarcie szafy bez użycia klucza dostępowego było niemal niemożliwe bez użycia profesjonalnych narzędzi.
Jedną z największych zalet takiej szafy była jej całkowita szczelność i ogromna odporność na uszkodzenia. Dokumenty w niej przechowywane nie były narażone na uszkodzenia spowodowane zawilgoceniem czy zakurzeniem, a w przypadku wystąpienia pożaru, były całkowicie bezpieczne gdyż szafa była ogniotrwała i nie przepuszczała powietrza do wewnątrz.